Toestemming en privacy

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat hoe de RUG gegevens verwerkt en welke rechten van toepassing zijn. Deze privacyverklaring is een aanvulling op de Algemene Privacyverklaring van de RUG.

U kunt met vragen en verzoeken terecht bij: 

Rijksuniversiteit Groningen 
Postadres: Postbus 72 9700 AB Groningen 
E-mail: privacy@rug.nl 

Berichten die op deze adressen binnenkomen worden altijd gedeeld met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de RUG.

De RUG verwerkt de persoonsgegevens van leerlingen uit de hoogste groepen van de basisschool in het kader van het PRIMS-onderzoek naar de overgang van de basisschool naar de middelbare school. De persoonsgegevens van de leerlingen worden met de volgende doelen verzameld en verwerkt: 

• Identificatie en verificatie: Om de online vragenlijsten van het onderzoek in te vullen, logt de leerling met een code in op een beveiligde omgeving. De leerling wordt gevraagd zijn of haar naam en geboortedatum in te voeren, om te controleren of de juiste persoon heeft ingelogd en deelneemt aan de vragenlijst. 
• Koppeling gegevens: De persoonsgegevens van de leerling worden verwerkt om de antwoorden die hij of zij geeft te kunnen koppelen tussen de vragenlijsten die op verschillende momenten worden afgenomen (in januari en in mei). Daarnaast worden de gegevens van de leerling gekoppeld aan andere gegevens die al beschikbaar zijn in de database van het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs (NCO), zoals de toetsresultaten en gegevens over de school van de leerling. Met deze koppeling proberen wij ervoor te zorgen dat wij geen onnodige vragen hoeven te stellen aan de leerling en zo efficiënt mogelijk kunnen werken. 
• Communicatie: Wanneer de leerling momenteel in groep 8 zit, dan zal hij of zij op de middelbare school middels opgegeven contactgegevens (i.e. adres, e-mailadres en telefoonnummer) worden benaderd om een derde online vragenlijst in te vullen. Leerlingen zijn niet verplicht om hun contactgegevens op te geven en de opgegeven contactgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het benaderen van leerlingen voor deelname aan de derde vragenlijst. 
• Onderzoek: Gegevens van de leerling, zoals zijn of haar antwoorden op de online vragenlijsten, zullen door de onderzoekers gebruikt worden om een beter inzicht te krijgen in de kenmerken van een succesvolle overgang van de basis- naar de middelbare school. Resultaten kunnen worden gepubliceerd in verschillende (wetenschappelijke) media. De resultaten of verzamelde gegevens zijn nooit herleidbaar tot specifieke leerlingen of scholen. 

Voor het verwerken van de persoonsgegevens is toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) vereist. De ouder(s)/verzorger(s) bepalen zelf of de gegevens van hun kind gebruikt mogen worden voor wetenschappelijk onderzoek door een toestemmingsformulier in te vullen. Alleen van leerlingen die toestemming van hun ouder(s)/verzorger(s) hebben gekregen worden de gegevens gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek. Het is mogelijk om toestemming op een later moment, zonder verdere toelichting, in te trekken. Ingetrokken toestemming kan door ouder(s)/verzorger(s) worden doorgegeven aan de Datamanager van PRIMS, via prims@rug.nl  of via 050 – 36 36 570.

De RUG verwerkt in het kader van PRIMS de volgende persoonsgegevens van leerlingen:

• Naam en geboortedatum: Ter identificatie en verificatie, en voor de koppeling met bestaande gegevens uit de database van het NCO-bestand. 
• Contactgegevens (adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer): Om leerlingen die momenteel in groep 8 zitten opnieuw te benaderen voor het invullen van een online vragenlijst wanneer zij in de eerste klas van de middelbare school zitten. Leerlingen zijn niet verplicht om hun contactgegevens op te geven. 
• Antwoorden op online vragenlijsten: Met behulp van de online vragenlijsten proberen we erachter te komen welke kenmerken een rol spelen bij een succesvolle overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs en hoe sociale netwerken van leerlingen deze overgang beïnvloeden. De online vragenlijsten bevatten daarom onder andere vragen over de sociale netwerken van leerlingen binnen en buiten de klas, vragen over het sociale welzijn van leerlingen op de basis- en middelbare school en vragen over de middelbare schoolkeuze en schoolambities van leerlingen.

Binnen de organisatie van de RUG worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de personen voor wie dat noodzakelijk is in het kader van het uitzetten en houden van het PRIMS-onderzoek. 

Voor het opzetten en uitvoeren van de online vragenlijsten schakelt de RUG een externe partner (verwerker) in. Het gaat om Blisss Software B.V. uit Nijmegen. 

Blisss verricht de volgende handelingen met betrekking tot de persoonsgegevens van uw leerlingen: 

• Pseudonimisering van persoonsgegevens: Om privacy te waarborgen worden de gegevens van de leerling gepseudonimiseerd. Dit betekent dat direct identificerende gegevens van de leerling worden vervangen door een persoonlijk ID-nummer. De koppeling van persoonsgegevens aan deze persoonlijke nummers wordt in een apart bestand opgeslagen op een beveiligde omgeving waar beperkte toegang toe verleend wordt. De persoonsgegevens worden dus apart bewaard van andere gegevens, zoals de antwoorden op de vragenlijsten. Als onderzoekers de ingevulde gegevens gebruiken voor hun onderzoek zien zij alleen het persoonlijk nummer en, bijvoorbeeld, niet de naam van de leerling. De publicaties bevatten altijd geanonimiseerde resultaten van het onderzoek. Gegevens in publicaties zijn nooit te herleiden naar specifieke leerlingen of scholen.
• Beveiligde opslag: De data worden versleuteld opgeslagen op een beveiligde server (online Microsoft Azure server (West-Europa)) en op de server van de RUG, met solide back up. 

De RUG heeft met Blisss afspraken gemaakt over de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van uw leerlingen. Er is een overeenkomst gesloten met Blisss waarin wordt bepaald dat Blisss de persoonsgegevens van uw leerlingen passend dient te beveiligen en ze na afloop van de overeengekomen verwerkingen vernietigt. Ook mogen de persoonsgegevens niet zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de RUG worden verstrekt aan derden. 

Na afloop van het onderzoek worden de gepseudonimiseerde data eigendom van het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs (NCO), die de data desgewenst kunnen delen met andere onderzoekers. Om toegang tot het NCO-databestand te krijgen, moet officieel toestemming worden gevraagd bij het Nationaal Kennisinstituut Onderwijs (NKO) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De data kunnen niet door Blisss gebruikt of gedeeld worden met anderen.

Wij bewaren de direct identificerende persoonsgegevens van leerlingen tot 10 jaar na afloop van het onderzoek om de antwoorden van leerlingen op de verschillende vragenlijsten te kunnen koppelen en de wetenschappelijke integriteit van de onderzoeksgegevens te kunnen controleren. Hierna worden de direct identificerende persoonsgegevens verwijderd. 

De gepseudonimiseerde onderzoeksgegevens zullen na afronding van het onderzoeksproject worden toegevoegd aan het kernbestand van het NCO, zodat ze ook door andere wetenschappers gebruikt kunnen worden. Het NCO-databestand, dat in een streng beveiligde omgeving van het CBS is opgeslagen, heeft als doel om onderwijsonderzoek te verbeteren en onderzoeksdruk voor scholen te verminderen door bestaande onderwijsregistraties uit het Basisregister Onderwijs (BRON) van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en registerdata uit het Stelsel van Sociaal-statische Bestanden (SSB) van het CBS slim en veilig te combineren. Gegevens uit het NCO-databestand zijn niet te herleiden naar scholen en individuen en bevatten geen bijzondere persoonsgegevens van leerlingen, zoals gegevens omtrent gezondheid en strafrechtelijke gegevens.

Ouder(s)/verzorger(s) hebben op grond van de privacywetgeving diverse rechten. Zij kunnen voor uitoefening van hun rechten contact opnemen met de RUG. Verzoeken worden binnen een maand na ontvangst beoordeeld en afgehandeld. Voor behandeling wordt vastgesteld dat het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon en dat het legitiem is. Daarom kan om legitimatie worden gevraagd voordat het verzoek in behandeling wordt genomen.

 Ouder(s)/verzorger(s) hebben het recht om een overzicht op te vragen van de persoonsgegevens van hun kind en hoe deze zijn verwerkt. Het gaat dan om gegevens die het mogelijk maken hun kind te identificeren. Om een vertrouwde omgeving te creëren, waarin het kind onze vragen eerlijk kan beantwoorden, staan wij inzage in de antwoorden van het kind op de online vragenlijsten door ouder(s)/verzorger(s) niet toe. Als ouder(s)/verzorger(s) vinden dat de overige persoonsgegevens van hun kind onjuist zijn of als zij niet langer willen dat de gegevens van hun kind worden verwerkt, kunnen zij vragen om deze gegevens aan te passen of om verwerking van de persoonsgegevens van hun kind te stoppen en deze te verwijderen. Zij hebben in bepaalde gevallen ook recht op een afschrift van de persoonsgegevens van hun kind in een bruikbaar formaat. Om een verzoek te beoordelen en af te handelen, worden vanzelfsprekend persoonsgegevens verwerkt.

 Ouder(s)/verzorger(s) kunnen hun rechten tot 10 jaar na afloop van het onderzoek uitoefenen. Na deze termijn worden de tot de persoon herleidbare gegevens vernietigd en is het niet meer mogelijk om leerlingen in de dataset te traceren om, bijvoorbeeld, toestemming in te trekken. Het is mogelijk dat gepseudonimiseerde gegevens van een kind reeds gebruikt zijn voor wetenschappelijke publicaties alvorens ouder(s)/verzorger(s) toestemming intrekken of verzoeken is ingetrokken of is verzocht intrekt of verzoekt de persoonsgegevens van hun kind te verwijderen. Reeds gepubliceerde wetenschappelijke artikelen zullen niet meer kunnen worden aangepast. Wijzigingen gelden wel voor wetenschappelijke artikelen die nog gepubliceerd moeten worden. 

Naast het feit dat ouder(s)/verzorger(s) bij de RUG terecht kunt met vragen, verzoeken en klachten, hebben zij het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de Autoriteit Persoonsgegeven

De RUG kan deze privacyverklaring wijzigen. Aanleiding hiervoor kan zijn: (wijziging van) wet- en regelgeving, wijziging in het overkoepelende privacybeleid van de RUG en voortschrijden van de techniek. Uiteraard wordt u hiervan tijdig op de hoogte gesteld.