Vragen over gebruikte gegevens en privacy

De vertrouwelijke omgang met gegevens en de anonimiteit van individuen staan bij NCO voorop. NCO zorgt er dan ook voor dat informatie niet te herleiden is tot individuen. Bovendien zijn de rapportages eigendom van de scholen en schoolbesturen.   

De volgende maatregelen waarborgen de privacy:  

• AVG: Er is zorg gedragen om te voldoen aan de AVG. Het NKO en de schoolbesturen geven uitvoering aan een taak van algemeen belang en handelen daarom op basis van de grondslag voortkomend uit artikel 6 lid 1 sub e AVG. 
  Het CBS heeft de wettelijke taak om statistisch onderzoek te doen. Hiervoor mag het gebruikmaken van gegevens die schoolbesturen aan DUO leveren. Het CBS is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens die het verwerkt (artikel 6 lid 1 sub c van de AVG). 
• Pseudonimisering: Vanuit het LVS van een school worden identificerende gegevens meegestuurd naar het CBS. Hierdoor kan het CBS de LVS-gegevens koppelen aan andere gegevens van de juiste leerling. Direct na koppeling van de LVS-gegevens aan de gegevens van het CBS worden de identificerende gegevens gewist en voegt het CBS fictieve persoons- en schoolnummers toe. Ook bij CBS-gegevens die niet gekoppeld zijn aan LVS-gegevens voegt het CBS deze fictieve nummers toe. Ook worden reeds gepseudonimiseerde leerling gegevens naar de NCO-onderzoekers gestuurd. Zij koppelen deze aan aan eerder geleverde data en sturen dat beveiligt naar het CBS. Daar koppelen ze gepseudonimiseerde data aan elkaar. De NCO-onderzoekers werken altijd met de fictieve nummers. Alleen het CBS heeft de sleutel waarmee de fictieve nummers zijn gemaakt. De NCO-onderzoekers kunnen dus nooit achterhalen om welke leerling het gaat, zij zien alleen data met een fictief nummer.
• Beveiligde omgeving: Alle informatie wordt door het CBS en de NCO-onderzoekers in een beveiligde omgeving opgeslagen en bewerkt .
• Minimaal aantal leerlingen: Het NCO genereert voor de reguliere rapportages geen informatie wanneer het gaat om groepen van 5 of minder( oud-)leerlingen. Voor de leergroeirapportages is dit niet nodig aangezien dit om eigen schoolinformatie gaat.
• Downloaden: Alleen schoolbesturen kunnen de NCO-rapportages downloaden. Hiervoor is een beveiligde omgeving ingericht.  

Uitgebreide informatie over de wettelijke grondslagen van de verwerking van leerling- en schoolgegevens is te vinden in het Juridisch kader NCO. 

Scholen hoeven voor deze rapportages geen gegevens te leveren. De rapportages worden gemaakt op basis van landelijk beschikbare gegevens. Het gaat om drie soorten gegevens: 

• schoolloopbaangegevens van leerlingen die afkomstig zijn uit het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) (voorheen BRON) van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
• voor het bepalen van de voorspelde referentiewaardes gebruiken we de achtergrondkenmerken van leerlingen die afkomstig zijn van het Sociaal Statistisch Bestand van het Centraal Bureau Statistiek (CBS);
• achtergrondkenmerken van scholen die afkomstig zijn van DUO.

Voor het (speciaal) basisonderwijs maken we een rapportage voor elke vestiging en in het voortgezet onderwijs voor elke afdeling (vmbo bb/kb, vmbo gl/tl, havo en vwo). Voor de identificatie van vestigingen en afdelingen gebruiken we de zogenaamde BRIN-vestigingsnummers uit de bestanden van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) op 1 september in een bepaald jaar. 

Verschillende oorzaken en/of redenen kunnen tot gevolg hebben dat er van een school geen reguliere NCO-rapportage is: 

• De school staat op het peilmoment van 1 september niet als een apart, uniek BRIN-vestigingsnummer geregistreerd bij DUO. De gegevens van de vestiging zijn in ons bestand toegewezen aan de hoofdvestiging van de school die wel geregistreerd staat bij DUO. De NCO-rapportage bevat in dit geval dus gegevens van de hoofd- en nevenvestiging samen. Zie voor een uitgebreidere toelichting de vraag hieronder (Waarom is er van mijn 'vestiging' geen aparte reguliere rapportage).
• De school had op het peilmoment een laag aantal leerlingen (voor een bepaalde schoolsoort). Om de anonimiteit te garanderen, presenteren we geen gegevens die betrekking hebben op vijf of minder leerlingen. Als door de aanwezigheid van kleine groepen te veel informatie niet gepresenteerd kan worden, bevat de rapportage geen nuttige informatie meer. Is dit het geval, dan kiezen we ervoor om de rapportage niet beschikbaar te stellen.
• Van nieuwe, gefuseerde of ontvlochten scholen die geregistreerd zijn onder een nieuw BRIN-vestigingsnummer zijn in de eerste jaren van hun bestaan van te weinig leerlingcohorten  en dus te weinig gegevens beschikbaar. Hierdoor kunnen we pas na enkele jaren rapportages maken.
• Nieuwe besturen krijgen geen toegang tot de oude rapportages van scholen van de periode voordat die onder hun bevoegd gezag vielen. Het advies is om rapportages van voor de fusie voorafgaand aan de fusie te downloaden en op te slaan.
• Het was onmogelijk om voor de school bepaalde belangrijke gegevens te berekenen, zoals de voorspelde referentiewaarde. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat er veel missende waarden waren bij de leerling- of schoolkenmerken in de bestanden die wij gebruiken.
• De school heeft een onderbouw- en een bovenbouwlocatie die elk een uniek BRIN-vestigingsnummer hebben. Hierdoor kan de doorstroom binnen een school niet berekend worden.
• Scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs krijgen geen rapportage. 

Voor de identificatie van vestigingen en afdelingen gebruiken we de zogenaamde BRIN-vestigingsnummers uit de bestanden van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) op 1 september in een bepaald jaar. Dit BRIN-vestigingsnummer betreft de formele onderwijsinstellingserkenning die gebruikt wordt in de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO). Binnen RIO is dat iets anders dan een onderwijslocatie. Meer toelichting over het onderscheid is te vinden in de RIO-begrippenlijst.

Als jouw ‘vestiging’ een onderwijslocatie is zonder eigen BRIN-vestigingsnummer dan kunnen we geen aparte rapportage maken. De onderzoekers weten op basis van de DUO-bestanden niet welke leerlingen op een locatie zitten. De gegevens van de locatie zijn dan opgenomen in de rapportage van het formele BRIN-vestigingsnummer.

Voor de leergroeirapportages worden gegevens uit de leerlingvolgsystemen (LVS) van de aangemelde scholen gebruikt. Deze LVS-gegevens mogen alleen gebruikt worden onder de volgende voorwaarden:     

• Ouders zijn geïnformeerd door de scholen en hebben de mogelijkheid gehad om bezwaar te maken. In het informatiepakket van NCO staat hiervoor een voorbeeldbrief.
• Bij aanmelding sluiten het Nationaal Kennisinstituut Onderwijs (NKO) en het schoolbestuur een overeenkomst. Daarin staan onder meer afspraken over de wijze waarop de gegevens geleverd worden, om welke gegevens het gaat en waarvoor deze gegevens gebruikt mogen worden.

Voor het bepalen van de voorspelde referentiewaardes gebruiken we de achtergrondkenmerken van leerlingen die afkomstig zijn van het Sociaal Statistisch Bestand van het Centraal Bureau Statistiek (CBS). 

Deadline 7 maart: scholen die zich hebben aangemeld voor een leergroeirapportage, moeten jaarlijks vóór 7 maart eventuele bezwaren van ouders registreren en de export van gegevens uit hun LVS accorderen. Hier kun je bij stap 4 per LVS lezen hoe je dat kunt doen.

Voor de leergroeirapportages kan gebruikgemaakt worden van de leerlingvolgsystemen van ParnasSys en ESIS. De toetsen die gebruikt kunnen worden, zijn de toetsen van Boom, Cito, Diataal en IEP. 

Een school ontvangt alleen een leergroeirapportage als voldaan is aan de volgende voorwaarden: 

• Het bestuur heeft de school tijdig aangemeld.
• Scholen die zich hebben aangemeld voor een leergroeirapportage, moeten jaarlijks uiterlijk 7 maart eventuele bezwaren van ouders registreren en de export van gegevens uit hun LVS accorderen. Hier kun je bij stap 4 per LVS lezen hoe je dat kunt doen.

Het kan gebeuren dat de school wel aan bovenstaande voorwaarden heeft voldaan en dat er toch geen leergroeirapportage is. Er zijn dan van te weinig leerlingen gegevens beschikbaar om een rapportage te kunnen maken. Dit kan meerdere oorzaken en/of redenen hebben:

• Koppeling is onmogelijk: Niet alle leerlingen uit de LVS-export kunnen gekoppeld worden aan de andere gegevens die wij gebruiken. De oorzaak kan bijvoorbeeld zijn dat bepaalde persoonsgegevens ontbreken of afwijkend zijn ingevuld. Ook kan het voorkomen dat er meerdere leerlingen aan één identificatiecode gekoppeld worden, bijvoorbeeld doordat leerlingen dezelfde achternaam en voorletters hebben. Als niet te achterhalen is wat de juiste identificatiecode van een leerling is, dan wordt deze leerling verwijderd. Doen we dat niet, dan worden de verkeerde achtergrondgegevens gekoppeld aan de leerling.
• Administratieve fouten: Gegevens waarvan duidelijk is dat ze onjuist zijn geadministreerd, kunnen niet worden meegenomen in de rapportages. We zien bijvoorbeeld dat sommige scholen de afnamedatum van een toets vergeten in te vullen of een datum invullen die niet correct kan zijn omdat de ingevulde afnamedatum van de toets vóór de inschrijfdatum van de leerling op de desbetreffende school ligt. Een ander voorbeeld is een foutief groepsnummer van 447, terwijl het om een groep van 3 t/m 7 moet gaan. Ook leerlingen met zulke administratieve fouten worden verwijderd.
• Geen twee toetsen: We kunnen de leergroei alleen berekenen, als een leerling zowel een M-toets als een E-toets van dezelfde toetsaanbieder heeft gemaakt.

Ja dat kan. Als je school meerdere vestigingen heeft en je wilt voor elke vestiging een rapportage dan moet je deze apart aanmelden. Verder moet in de LVS-export te zien zijn op welke vestiging leerlingen zitten, bijvoorbeeld ABCD00 en ABCD01.

Hiervoor zijn meerdere redenen mogelijk: 

• Ontbreken achtergrondgegevens: Niet van iedere leerling hebben we alle achtergrondgegevens. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het huishoudinkomen van een leerling niet bekend is, terwijl de andere achtergrondgegevens wel bekend zijn. In figuren over het huishoudinkomen wordt deze leerling dan niet meegenomen.
• Geen middencategorie: In figuren over de verschillen in huishoudinkomen, migratieachtergrond en opleidingsniveau van ouders presenteren we alleen de twee uitersten en laten we de middencategorie weg.
• Te laag aantal leerlingen: Wanneer in een figuur een bepaalde groep leerlingen uit vijf of minder leerlingen bestaat, nemen we deze niet op. 

Voor de leergroeirapportages zijn er daarnaast nog andere oorzaken en/of redenen: 

• Koppeling is onmogelijk: Niet alle leerlingen uit de LVS-export kunnen gekoppeld worden aan de andere gegevens die wij gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat bepaalde persoonsgegevens ontbreken of afwijkend zijn ingevuld. Ook kan het voorkomen dat er meerdere leerlingen aan één identificatiecode gekoppeld worden, bijvoorbeeld doordat leerlingen dezelfde achternaam en voorletters hebben. Als niet te achterhalen is wat de juiste identificatiecode van een leerling is, dan wordt deze leerling verwijderd. Zo voorkomen we dat de verkeerde achtergrondgegevens aan de leerling gekoppeld worden.
• Administratieve fouten: Gegevens waarvan duidelijk is dat ze onjuist zijn geadministreerd, kunnen niet worden meegenomen in de rapportages. We zien bijvoorbeeld dat sommige scholen de afnamedatum van een toets vergeten in te vullen of een datum invullen die niet correct kan zijn omdat de ingevulde afnamedatum van de toets vóór de inschrijfdatum van de leerling op de desbetreffende school ligt. Een ander voorbeeld is een foutief groepsnummer van 447, terwijl het om een groep van 3 t/m 7 moet gaan. Ook leerlingen met zulke administratieve fouten worden verwijderd.
• Geen twee toetsen: We kunnen de leergroei alleen berekenen, als een leerling zowel een M-toets als een E-toets van dezelfde toetsaanbieder heeft gemaakt.

In de rapportages voor het speciaal basisonderwijs staan alleen figuren over de gestandaardiseerde leergroei.

Jouw basisschool heeft dan waarschijnlijk toetsen van twee verschillende aanbieders afgenomen. (In de inleiding van de rapportage staat welke toetsen we in de rapportage meenemen.) Ter verduidelijking een voorbeeld. Een school heeft in de groepen 3 en 4 een toets van Cito afgenomen en in de groepen 5 en 6 van Boom. Deze school krijgt dan twee leergroeirapportages: één over Cito en één over Boom. In het hoofdstuk met de absolute leergroei  staan alleen de leerlingen uit de groepen 3 en 4 met een toets van Cito (en in het andere rapport: alleen de leerlingen uit de groepen 5 en 6 met een toets van Boom). In het hoofdstuk over de gestandaardiseerde leergroei staan wel alle leerlingen. Deze gestandaardiseerde leergroei kan namelijk wel vergeleken worden tussen verschillende toetsaanbieders.